לקיבוץ גבעת חיים דרוש/ה מנהל/ת משרד החלפה לחל"ד

תיאור משרה

למזכירות בגבעת חיים איחוד דרוש/ה מנהל/ת משרד להחלפה לחופשת לידה- עדיפות לבעל/ת ניסיון בניהול משרד והכרות עם מערכת קיבוצית.
תחומי אחריות:
• מתן שירותי אדמיניסטרציה למנהלים: ניהול יומני המנהלים, תיאומי פגישות, הדפסות, תיוקים, הקלדת סיכומי פגישות, תיעוד מסמכים וכל סיוע הנדרש למנהלים.
• אחריות כוללת על דוא"ל מזכירות ומתן מענה טלפוני.
• הכנת חומר לפגישות וחומר מסייע לדיונים.
• קבלת פניות בנושאים שונים מחברי הקהילה ומגורמי חוץ והפנייה לגורם הרלוונטי.
• ריכוז, ליווי ומעקב אחר מטלות ופרויקטים בתחומים שונים (מכרזי דירות, שיוך, בנייה פרטית).
• הפצת פרוטוקולים ופרסומים שונים לקיבוץ, העברת מידע לאתר הקיבוץ.
• ארגון ישיבות ואירועים (אסיפות, מועצות, הנהלות, קלפי, חגים - הכנת חדר ישיבות, כיבוד ועוד).
• קבלת קהל ואורחים במזכירות.
• מעקב אוכלוסייה: עדכון מעברי סטאטוס של חברים, חופשות מיוחדות, לידות, פטירות, הנפקת אישורי מגורים וחברות, פתיחת מנויים לשערי הקיבוץ.
• ניהול התהליך נקלטים חדשים - מבחני התאמה, התכנות כלכלית, חתימה על הסכמי קבלה לחברות.
• תפעול ואחזקת מבנה המשרדים, והזמנת ציוד ומצרכים לפי הצורך.