מדוע לא כדאי להציב דד-ליין לעובדים?

מחקר חדש מראה כי כאשר אין דד-ליין מוגדר לעובדים לביצוע משימה, הלחץ והדרייב שלהם לביצוע המשימה בזמן גובר...

המטרה העיקרית של הצבת דד-ליין לביצוע משימות היא להבטיח שהעובדים יבצעו את המשימה בפרק זמן נתון ויסיימו אותה כך שלקוחות החברה ייהנו מהמוצר/השירות הסופי בזמן סביר ומיטבי. מסגרת זמן מוגדרת לביצוע משימות נתפסת כמייצרת דרייב חזק להתחיל במשימה ולסיים אותה מהר יותר. כאשר עובדים עסוקים במספר פרויקטים במקביל, קביעת דד-ליין לכל משימה על ידי המנהל, מאפשרת להם לתת עדיפות למשימות שלהם בהתאם לדד-ליין. ניהול משימות פר מועדים מוגדרים מאפשר לעובדים לעבור באופן נכון בין משימות ולתקצב זמן אפקטיבי לכל משימה בהתאם ללוח הזמנים הנקוב שלה. לעתים זה מקל על העובדים בארגון המשימות ועמידה בלוח הזמנים.

ההערכה הרווחת היא כי הצבת דד-ליין לעובדים לביצוע משימה תגדיל את הסיכויים לבצע אותה בזמן קצר אולם מחקר חדש מראה שבהיעדר מועד מוגדר לסיום המשימה העובדים דווקא נוטים לתת לה דחיפות ולמהר לסיימה. במחקר שביקש לבדוק את הקשר בין הצבת מועד מוגדר לביצוע משימה וההיענות של אנשים לביצועה שנערך על ידי פרופסור מארוס סרבאטקה מאוניברסיטת מקווארי באוסטרליה ושלושה חוקרים נוספים מאוניברסיטת אוטאגו בניו זילנד, נמצא כי כאשר אין דד-ליין לביצוע המשימה, ההיענות של האנשים לבצעה במהירות, גוברת.

במחקר הזמינו החוקרים למעלה מ- 3,000 אנשים להשתתף בסקר דיגיטלי באינטרנט בתמורה לסכום כספי שייתרם לצדקה. חלק מהמשתתפים קיבלו טווח מוגדר למשימה: חלקם קיבלו דד-ליין של שבוע וחלקם דד-ליין של חודש. הקבוצה השנייה לא קיבלה מועד מוגדר. התוצאה המפתיעה שנמצאה במחקר הייתה שהאנשים שלא קיבלו מועד מוגדר כלל, השיבו על הסקר יותר מהר מהאנשים שבקבוצות האחרות. רק 5.5% מהאנשים שקיבלו דד־ליין של חודש החזירו את הסקר בהקדם, ו־6.6% מאלה שקיבלו שבוע. בקרב משיבי הסקר שלא קיבלו דד-ליין שיעור האנשים שהחזירו אותו בהקדם היה הגבוה ביותר: 8.3%. הם החזירו את הסקר תוך שלושה ימים בלבד.

מדוע היעדר דד-ליין מגביר את ההיענות לביצוע המשימה במהירות?

על אף הנטייה לחשוב שדד-ליין מוגדר וחד-משמעי לסיום המשימה, מייצר לחץ וצורך למהר לבצע אותה, פרופסור סרבאטקה סבור כי הקשר לא בהכרח מובהק.  הסיבה לכך היא פרדוקסלית, מרבית האנשים שמקבלים מועד מוגדר לביצוע משימה, מתייחסים לדד-ליין כ"אישור להתעכב" עם המשימה במקום כגורם לחץ להתחיל. כשאין להם דד-ליין מוגדר, לעומת זאת, אי הוודאות באשר לציפיות הממונים לבצע את המשימה, מייצר אצלם לחץ לסיימה מהר יותר.

האם לבטל את מרכיב הדד-ליין לעובדים בביצוע משימות?

התשובה לכך מורכבת ואינה חד משמעית וצריך להתייחס לכל מקרה לגופו. חשוב לזכור שאנשים אשר נוטים לדחיינות, ככל הנראה ימשיכו בדרך זו כאשר לא יהיה להם דד-ליין מוגדר לביצוע המשימה, בעוד שאנשים נלהבים ובעלי דרייב לעבודה ככל הנראה יבצעו אותה מהר יותר כשלא יקבלו דד-ליין. אי לכך, המודל המתבקש מהמחקר הוא לזהות את העובדים "חדורי המטרה" בארגון ולנסות להעביר להם משימות שאינן תחומות בדד-ליין. לעובדים בארגון הנוטים לדחיינות או בעלי דרייב מופחת, לעומת זאת, מומלץ להגדיר דד-ליין נקוב לביצוע המשימה.