מגייסים? כל מה שצריך לדעת על ריאיון וירטואלי

הקורונה הפכה את ה'זום' ודומיו לפופולרי ונגיש ליצירת קשרים חברתיים ועסקיים כאחד ונראה כי דרך ההתקשרות הווירטואלית תישאר כאמצעי נוח, יעיל וזול גם בעולם הגיוס. מה הם היתרונות של ראיון וירטואלי לצד הקושי ואיך מבצעים אותו נכון?

מדיניות ההתרחקות החברתית למניעת התפשטות הקורונה חשפה אותנו לדרך התקשרות נוחה ואין סיבה, שגם בימים כתיקונם, לא נשתמש באמצעי הנוח והיעיל הזה. אחד היתרונות הבולטים לראיון וירטואלי הוא החיסכון בזמן עבור שני הצדדים, יתרון אחר הוא האפשרות לבצע את הריאיון באופן זמין ובזמן גמיש יותר כך שמספר המועמדים שניתן לראיין הוא רב יותר. תוסיפו את תחושת הנינוחות של המרואיינים שנמצאים בסביבה הטבעית והבטוחה שלהם ותקבלו את מקסימום היתרונות לביצוע ראיון וירטואלי.

אליה וקוץ בה...

לצד כל היתרונות, ריאיון וירטואלי מחייב התמודדות עם קושי אחד עיקרי, שמהווה יתרון בראיון עבודה פרונטלי, והוא היכולת לקלוט את האנרגיות של המועמד, ה'וייב' וכל מיני מחוות שמעבירות התרשמות בזמן אמת כאשר הבנאדם נמצא לידך פיזית. בריאיון וירטואלי המנגנונים האלו מטשטשים וכדי לחפות על כך צריך למצוא דרך אחרת לקבל את האינפורמציה שהיא מעבר לפן המקצועי של המועמד.

אחד האמצעים לעשות זאת הוא להתייחס לסביבה בה המועמד בוחר להתראיין ולבחון אותה - האם היא מסודרת, מוארת, כוללת פרטים שיכולים ללמד על אישיותו או תחביביו? אולי תלויות יצירות אומנות סביבו או תמונות משפחתיות? מלבד ההתרשמות שלכם מהסביבה, ניתן בהחלט גם לשאול את המועמד על הסביבה  ולהתעניין מדוע בחר דווקא בה כרקע לביצוע הריאיון.

התאמה אידיאלית

ישנם 3 פרמטרים שחשוב להתייחס אליהם בכל ריאיון עבודה והם: התאמה מקצועית לתפקיד, התאמה לסוג המנהל והתאמה לתרבות הארגון, שלוש התאמות אלו יעלו את סיכויי ההסתגלות וההתאמה של המועמד. בריאיון עבודה וירטואלי כדאי להרחיב את טווח השאלות לשם התאמה לסוג הניהול אשר מתאים למועמד הפוטניצאלי וכן התאמה לתרבות הארגונית.

התאמה מקצועית ניתן לבדוק עפ"י ניסיון תעסוקתי והשכלה רלוונטית, את ההתאמה לסוג המנהל או סוג הניהול שמתאים למועמד ניתן להסיק ע"י התרשמות מאופיו, אך לא רק.  מומלץ לשאול באופן גלוי עם איזה סוג של מנהל לדעתו הוא יצליח להסתדר באופן הטוב ביותר ולבקש דוגמות למנהלים שעבד מולם בעבר בהצלחה ולנסות לאמוד את המאפיינים שלהם.

הפרמטר השלישי אליו חשוב להתייחס הוא פרמטר התאמה לתרבות הארגון, כדאי לספר למועמד על התרבות הארגונית שלכם, אך לפני כן להתרשם ולשמוע על ארגון בו המועמד הרגיש הכי בנוח והיה לו כיף לעבוד בו ולהבין מדוע.

אז, איך תתכוננו לראיון הווירטואלי כמעסיקים? 

טיפ 1: סדר רבותיי, סדר!

תאמו עם המועמדים ראיון בטווח זמן המאפשר לו להתכונן אליו, הן טכנית והן מחשבתית. שלחו להם זימונים באופן מסודר, כך שיוכלו להוריד וללמוד את האפליקציה בעזרתה נערך הריאיון. היו מאוד ברורים בנוגע לפורמט הריאיון, כך שהמועמדים ידעו מה צפוי להם. לדוגמה, אם המועמד יצטרך קוד גישה כדי להיכנס לראיון, רשמו מידע זה במקום בולט בדוא"ל.

טיפ 2: שקט ותשומת לב  

תבחרו מקום שקט וללא הסחות דעת, בו תוכלו לנהל את הריאיון בשקט וללא הפרעות, תוך מתן מירב תשומת ליבכם למרואיינים שלכם. המרחב שלכם צריך להיות רקע ניטרלי ונעים, נסו לשמור על מראה סביבה מקצועי.

טיפ 3: הכנה טכנית

טרם קיום הריאיון וודאו כי מבחינה טכנית הכל תקין ועובד כמו שצריך, כולל הרמקול והמיקרופון. בנוסף ודאו שהחיבור לאינטרנט שלכם מספיק טוב, אם לאו התחברו דרך ההוט ספוט בנייד.

טיפ 4: הכנה מראש

השתמשו במערכת דירוג כישורים במהלך הריאיון בה תוכלו לסמן את התרשמותכם תוך כדי הריאיון, והכינו מתווה שאלות שאותם אתם מעוניינים לשאול במהלך הריאיון. בחנו מראש את פרטי המועמדים, כולל קורות החיים שלהם. השתמשו במידע זה כדי לפתח שאלות שברצונך לשאול בנושא הניסיון והכישורים הספציפיים שלהם.

טיפ 5: נא להתלבש בהתאם!

התלבשו באופן מקצועי גם החלטתם לערוך את הריאיון מהבית הפרטי שלכם בשעות הפנאי. אופן הלבוש מעיד על המחויבות שלכם למקצועיות ומראה שאתם מתייחסים ברצינות לתהליך הריאיון גם כשאתם מנהלים את הריאיון מרחוק.

טיפ 6: התנהגו כפי שהייתם מתנהגים בראיון עבודה אישי ופרונטלי

השתמשו בשפה מקצועית, כולל שפת גוף, והישארו ממוקדים. כבו את התראות הטלפון והמחשב שלכם כדי למנוע הסחות דעת. הקדישו לכל מועמד את מלוא תשומת ליבכם וצרו קשר עין ישיר על ידי התבוננות במצלמת המחשב (במקום במסך).

טיפ 7: סבלנות וסובלנות

תנו זמן תגובה, לעיתים יתכן  פיגור בזמן התגובה, בייחוד כאשר משתמשים במחשב ולכן חשוב לתת זמן מספק להשיב לכל מה שנאמר מצדו האחר של המחשב/נייד ולאפשר להם לסיים כן לכל תשובתם, גם אם היא מגיע בדיליי.

טיפ 8: הציגו את תרבות הארגון

זכרו כי המרואיינים אינם נחשפים למראה המשרדים שלכם ולאווירה בה. כדאי לספר מעט על תרבות החברה וסביבת המשרדים כדי שידעו למה לצפות מבחינת תרבות החברה.

**

פלטפורמות אפשריות לניהול ראיון וירטואלי

ZOOM, BLUEJEANS, GOOGLE MEET, SKYPE

קרדיט תמונה: shutterstock

*אולי יעניין אותך גם:

מדריך חיפוש עובדים

איך לכתוב מודעה שעובדת

עבודה מהבית